香港科技大學

Academic Registry（AR）統一處理 Official Record of Study，支援紙本、電子 JSON、郵寄和 Smart Locker。「在讀證明」對應 HKUST 的 Testimonial for current students，僅證明當前註冊／就讀狀態；完成課程後改用畢業生的 Award Certification Letter。

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• 領取地點：Academic Registry，Room 1381, 1/F, Academic Building（Lift 17–18），HKUST, Clear Water Bay, Kowloon；亦可選擇電子 JSON、郵寄或 Smart Locker。
• 申請與領取：在 HKUST 官方 Transcript 頁面進入網上申請；紙本出件後本人到 AR、按通知郵寄，或收到「HKUST Official Document Ready for Collection」電郵及 Collection PIN 後到 Smart Locker 領取。已完成學位並正式獲授、或完成退學手續者會自動獲一份免費 Transcript；其他申請通常為 HK$50／份。
• 材料與時間：Smart Locker 領取要輸入 SID 和 Collection PIN，開放 24 小時；櫃台代領則使用 AR-1 授權表、申請人證件副本和代領人證件。申請前確認完成相關手續，電子與紙本版本按收件機構要求選擇。

• 申請方式：學士仍在讀時申請 Testimonial for current students，證明當前註冊、課程、年份和修讀模式；目前官方申請費為 HK$30／份，紙本和電子版均按一份計。完成課程後改看畢業生的 Award Certification Letter。
• 領取地點與方式：Testimonial 可申請紙本或電子版；按申請選擇 AR 領取、郵寄或電子收取。紙本可在 Smart Locker 領取，但必須先收到準備完成電郵和 PIN。
• 材料與狀態：本科申請使用 AR 提供的網上 Testimonial 申請；紙本代領帶Authorization Form、申請人證件副本和代領人證件。課程完成後不應繼續以 current student Testimonial 證明畢業身分。

• 文件範圍：Testimonial 證明在讀狀態；Proof of English as Medium of Instruction、外部學歷驗證和其他 study record 證明分別有獨立頁面。需要完整科目成績時申請 Transcript。
• 申請與領取：按文件進入 AR 對應網上申請或由驗證機構走官方驗證渠道；結果可電子接收、郵寄、AR 櫃台或 Smart Locker 領取，必須先有出件通知。
• 特別材料：代領紙本文件時使用 AR-1；外部驗證需要由機構直接聯絡 AR 時，按 Verification of study record 要求辦理，不要自行把學生截圖當作官方驗證。

• HKUST 對應文件：HKUST 沒有港大式 CoG／LC；畢業前後對應的是 Award Certification Letter。正式畢業生獲批並 confer 後可獲免費電子版；仍未正式批准但已滿足要求且全部成績已出者，緊急時可申請 provisional version。
• 申請與領取：畢業生在 AR 的 Graduates 入口申請額外 Award Certification Letter，通常每份 HK$30；Potential Graduates 在最後一個畢業學期、滿足條件且有緊急證明需要時申請臨時版本。電子 JSON 會按資格發出，紙本按通知領取、郵寄或 Smart Locker。
• 授權與注意：如果選擇 Graduates 入口出現「Access Denied」，官方說明是尚未完成畢業審批，應改用 Potential Graduates；Award Certification Letter 與 current student Testimonial 的用途和狀態不同。

• 領取地點：Degree Diploma 由 AR 按畢業批次發放，地點和方式以當屆 collection notice 為準；通常為 Room 1381 櫃台、郵寄或 Smart Locker，不能在沒有通知時提前領取。
• 申請與領取：學位在正式 conferment 後按批次簽發；一般日期包括 31 January、31 March、31 May、15 July 和 15 October，2025–26 起 15 July 的安排有調整。紙本、電子 JSON 和郵寄／代領路徑按通知選擇。
• 材料與時間：當前 15 July 2026 批次的代表／本人櫃台領取安排為 17 August–11 September 2026，週一至週五 11:00–12:30、15:30–17:00；這只是該批次例子，後續批次不能照抄。代領人帶列印的 AR-1、申請人證件副本和本人證件正本。

• 申請內容：專業成績和課程紀錄用 Transcript；授課語言用 Proof of English as Medium of Instruction；第三方核驗使用 Verification of study record。三者需分別按 AR 頁面申請或由收件機構提出核驗。
• 領取方式：電子文件按電郵下載／分享，紙本按通知在 AR、郵寄或 Smart Locker 領取；申請人要等官方出件通知，不要把申請提交頁當成文件。
• 材料：代領紙本使用 AR-1、申請人證件副本和代領人證件；第三方驗證另按機構要求提供授權和學生資料，不能用普通領取截圖代替。

• 申請與領取：HKUST Card 的領取、遺失及補發按 Student Card 獨立頁面辦理；新生、在讀生及補發卡的地點和方式按當屆通知執行，不要自行假設可以使用 Smart Locker。
• 授權材料：如是紙本學生記錄或卡片由他人代領，先向 AR 確認是否接受 AR-1；通常準備授權表、申請人證件副本和代領人證件。Smart Locker 個人取件不能直接由他人代替輸入資料。
• 注意：Student Card 不是 Transcript／Testimonial；遺失／補發按獨立申請頁面辦理，官方頁面列明補發費為 HK$150，且完成學業後不按在讀學生卡規則補發；歸還和領取時間仍以獨立通知為準。

• 領取地點：Academic Registry，Room 1381, 1/F, Academic Building（Lift 17–18）；亦可選擇電子 JSON、郵寄或 Smart Locker。
• 申請與領取：透過 AR 官方 Transcript 網上申請；符合畢業並完成 clearance 的畢業生會獲一份免費 Transcript，其他申請通常 HK$50／份。收到出件電郵後本人、授權人、郵寄或 Smart Locker 領取。
• 材料與時間：Smart Locker 需要官方電郵和 Collection PIN；櫃台代領用 AR-1、申請人證件副本和代領人證件。研究生的具體申請入口和費用若在電郵另列，以電郵為準。

• 申請方式：碩士在讀期間申請 Testimonial for current students，證明註冊狀態、課程、年份和 mode of study；目前官方申請費為 HK$30／份，紙本和電子版均按一份計。課程完成或畢業審批後改用 Award Certification Letter。
• 領取地點與方式：紙本／電子 Testimonial 可按申請選擇 AR、郵寄或 Smart Locker；必須先申請、付款（如適用）並等出件通知。
• 材料與狀態：代領紙本需 AR-1、申請人證件副本和代領人證件；完成課程後不再由 current-student Testimonial 表述畢業狀態。

• 文件範圍：Testimonial、Transcript、Proof of English as Medium of Instruction 和 external verification 各自有不同用途；需要第三方驗證時必須走官方渠道。
• 申請與領取：在 AR 對應頁面申請或提交驗證請求，完成後按通知電子接收、郵寄、AR 領取或 Smart Locker；沒有出件電郵時不要直接前往。
• 特別材料：代領按 AR-1；第三方核驗按 AR 的驗證說明和對方授權要求準備，不能以未經驗證的 PDF／截圖代替。

• HKUST 對應文件：碩士沒有單獨 CoG／LC；需要在畢業證書之前證明完成情況時，符合條件者申請 provisional Award Certification Letter，正式批准後使用 Award Certification Letter。
• 申請與領取：Potential Graduates 在最後一個畢業學期、所有成績已出且已滿足畢業要求時，僅在有緊急需要的情況下申請；Graduates 入口供已正式批准並 confer 的畢業生使用。結果按 AR 通知電子或紙本領取。
• 授權與注意：這類信件不等同於 Degree Diploma；代領紙本仍需 AR-1 與雙方證件，電子 JSON 則按收件機構要求分享。

• 領取地點：Degree Diploma 由 Academic Registry 按批次和通知辦理，地址通常為 Room 1381；紙本也可能郵寄，電子 JSON 通過官方方式提供。不要用本科批次日期推算。
• 申請與領取：完成研究生畢業審批和 conferment 後，按當屆電郵選擇本人、授權人、郵寄或其他 collection arrangement；官方說明某些特殊 degree／diploma programmes 可能有 e-Diploma 例外，是否提供電子版要按當屆通知確認。
• 材料與時間：授權人帶列印 AR-1、申請人證件副本和本人證件；櫃台時間依當屆 notice，普通 AR 辦公時間為週一至週五 09:00–12:45、14:00–17:15。

• 申請內容：Transcript 證明完整成績；Proof of English as Medium of Instruction 證明授課語言；外部機構驗證需使用 AR 的 Verification of study record 渠道。
• 領取方式：分別申請並等待電子／紙本出件，再按通知下載、郵寄、AR 領取或 Smart Locker 領取。不同證明不會因申請同一學位而自動合併。
• 材料：紙本代領用 AR-1、申請人證件副本和代領人證件；第三方驗證另按機構要求提交授權。

• 申請與領取：Student Card 或其他校務副本按 Student Card 頁面辦理；研究生不要用 Degree Diploma 申請替代學生卡補發。遺失／補發按獨立頁面申請，補發費為 HK$150；完成學業後的資格限制以當屆規則為準。
• 授權材料：允許代領時先確認 AR-1 是否適用，帶授權表、申請人證件副本、代領人證件和出件通知。
• 注意：電子學生卡／紙本卡、學習證明和學位文件是不同流程，按通知分別領取。

• 領取地點：Academic Registry，Room 1381, 1/F, Academic Building（Lift 17–18）；電子 JSON、郵寄和 Smart Locker 仍可按通知選擇。
• 申請與領取：透過 AR Transcript 頁面網上申請；正式畢業並完成 clearance 後自動發一份免費 Transcript，其他情況通常 HK$50／份。出件後本人、授權人、郵寄或 Smart Locker 領取。
• 材料與時間：Smart Locker 必須先收到帶 PIN 的「HKUST Official Document Ready for Collection」電郵；櫃台代領帶 AR-1、申請人證件副本和代領人證件。

• 申請方式：博士／研究生當前註冊期間申請 Testimonial for current students；目前官方申請費為 HK$30／份，紙本和電子版均按一份計。Testimonial 頁面區分 UG 和 PG 申請表（PG 使用相應的 RR-25a 入口）。
• 領取地點與方式：按申請選擇紙本／電子、AR、郵寄或 Smart Locker；已完成課程後不再按 current student Testimonial 發出。
• 材料與狀態：代領紙本使用 AR-1、申請人證件副本和本人證件；需要證明畢業完成情況時，改申請 Award Certification Letter 或 provisional version。

• 文件範圍：Testimonial 用於當前註冊；Transcript 用於完整學業紀錄；授課語言證明、外部學歷驗證及其他官方紀錄各有專門頁面。
• 申請與領取：按用途在 AR 申請或讓驗證機構按官方渠道聯絡；結果按通知電子接收、郵寄、櫃台或 Smart Locker 領取。
• 特別材料：代領紙本帶 AR-1、申請人證件副本和代領人證件；第三方驗證不可用個人製作的授權截圖代替。

• HKUST 對應文件：博士沒有獨立 CoG／LC；在讀用 Testimonial，畢業前緊急證明用 provisional Award Certification Letter，正式獲批後用 Award Certification Letter。
• 申請與領取：按 AR 的 Graduates／Potential Graduates 入口申請；全部成績已出且滿足要求但尚未審批者只能按官方條件申請 provisional 版本。電子版按資格發出，紙本按通知領取。
• 授權與注意：如果 Graduate 入口顯示 Access Denied，按官方說明改用 Potential Graduates；不要把 pending 的畢業身分寫成已 confer。

• 領取地點：Degree Diploma 由 AR 按博士／研究生當屆 conferment schedule 發放，具體房間、日期和領取方式以通知為準；官方說明某些特殊 degree／diploma programmes 可能有 e-Diploma 例外，電子版資格以當屆通知為準。
• 申請與領取：按官方通知選擇本人、授權人、郵寄或其他安排；沒有當屆通知不要提前領取。畢業批次通常按 31 January、31 March、31 May、15 July、15 October 等日期安排，但可能調整。
• 材料與時間：代領人帶列印 AR-1、申請人證件副本、本人證件；普通 AR 開放時間為週一至週五 09:00–12:45、14:00–17:15，批次專屬窗口以電郵優先。

• 申請內容：Transcript、Proof of English as Medium of Instruction、Verification of study record 和 Award Certification Letter 分別證明成績、授課語言、第三方核驗和畢業狀態。
• 領取方式：每項都要先申請或由學校／機構發起，再按通知電子、郵寄、櫃台或 Smart Locker 領取；不能只憑學生身分一次性領取所有證明。
• 材料：代領紙本使用 AR-1、申請人證件副本和代領人證件；第三方驗證按對方和 AR 的授權要求提交。

• 申請與領取：Student Card、卡片補發和其他副本按 Student Records／Student Card 頁面申請；遺失／補發按獨立頁面辦理，官方列明補發費為 HK$150；研究生學位文件的授權規則不自動覆蓋學生卡。
• 授權材料：先確認負責單位是否接受 AR-1，準備授權表、申請人證件副本、代領人證件和通知；Smart Locker 取件仍按 SID／PIN 規則。
• 注意：同時領取 Degree Diploma、Transcript 和 Testimonial 時，逐一核對申請、出件通知和授權範圍。

跨學段通用規則

• AR 地址與時間：Room 1381, 1/F, Academic Building（Lift 17–18），HKUST, Clear Water Bay, Kowloon, Hong Kong；普通辦公時間為週一至週五（公眾假期除外）09:00–12:45、14:00–17:15。畢業批次的專屬領取時間可不同。
• 文件選擇：Transcript 是完整學業紀錄；Testimonial 是在讀證明；Award Certification Letter 是畢業／學位狀態證明；Degree Diploma 是正式畢業證書。需要授課語言證明或第三方核驗時另走對應頁面。
• 授權規則：AR-1 需要學生號、姓名、課程、聯絡方式、文件名稱、代領人姓名及證件資料和學生簽名；代領人通常須出示授權表、申請人證件副本和本人證件。電子文件分享不等於紙本櫃台授權。
• Smart Locker：紙本文件只有在收到「HKUST Official Document Ready for Collection」電郵和 Collection PIN 後才可取；Room 1381 的 Smart Locker 24/7 運作，取件輸入 SID 和 PIN。沒有 PIN 不要直接去櫃台要求開櫃。
• 畢業狀態：Degree Diploma 和正式 Award Certification Letter 以 degree conferment／approval 為準；滿足課程要求但尚未審批時只能按官方條件申請 provisional letter，不能當作已畢業證明。
• 電子文件：學校電子文件通常為 JSON 等可驗證格式；收件機構若要求紙本，申請時選擇紙本、郵寄、櫃台或 Smart Locker，並預留處理時間。

官方入口

• HKUST Official Record of Study · Transcript · Testimonial
• Award Certification Letter · Degree Diploma · Smart Locker
• HKUST Card · 新生學生卡領取 · 遺失／補發學生卡 · 補發申請
• Authorization Form · AR Contact／辦公時間 · Proof of English as Medium of Instruction

申請與領取要點

• Transcript：先網上申請或按畢業自動發放規則取得，再按通知電子、郵寄、櫃台、授權人或 Smart Locker 領取；有 clearance 和費用差異，不能只看文件名稱。
• Testimonial／在讀證明：在讀期間申請 current-student Testimonial；完成課程後改用 Award Certification Letter。它不是完整成績單或正式畢業證書。
• Award Certification Letter：正式畢業生申請 Graduates；未審批但滿足條件且有緊急需要者在最後畢業學期申請 Potential Graduates provisional version；入口選錯會出現 Access Denied。
• Degree Diploma：等正式 conferment 和當屆 collection notice；代領使用 AR-1 並帶申請人證件副本、代領人證件。Smart Locker 需要獨立的準備完成電郵和 PIN。